Atelier de la Chaire sur la sursollicitation

Cette année, Cyril Couffe, Directeur de la Chaire Talents de la Transformation Digitale, est intervenu auprès de l’équipe de la bibliothèque Dieter Schmidt de Grenoble Ecole de Management pour sensibiliser à la sursollicitation physique et numérique et faire émerger de bonnes pratiques.

Contexte : un zapping des activités au fil des sollicitations

Les membres de l’équipe répartissent leur temps de travail entre le poste d’accueil du public et des activités en bureau partagé par deux ou trois personnes. Les interruptions des tâches en cours se produisaient dans les deux situations: un rangement de livre en rayon suspendu pour accompagner un usager, la rédaction d’un e-mail de réponse coupée par la demande d’aide d’un autre usager, des interruptions entre collègues…

Les documentalistes ont alors exprimé le besoin d’échanger autour des interruptions physiques au travail et de faire émerger des « bonnes pratiques d’équipe », applicables et durables, pour enrayer ce morcèlement d’activité.

Déroulement de l’intervention

Après avoir échangé autour de la sursollicitation et de la surcharge mentale qu’elle engendre, un atelier avec l’activité du « futur idéal » a été mis en place. Les participants ont réfléchi individuellement, puis en groupe, à des solutions pratiques pour répondre à leur objectif idéal : les interruptions physiques ne doivent plus être une source de stress ou de baisse de productivité.

Après une restitution en plénière des différentes familles de propositions, Cyril Couffe a apporté son expertise et son regard extérieur pour les commenter et présenter des outils pour pouvoir les mettre en place.

Finalement, chacun a été invité à évaluer les douze solutions proposées pour n’en retenir que deux à mettre en pratique.

Les bonnes pratiques retenues

A l’issue de l’animation, deux fiches concepts ont été produites autour de la mise en place de divers outils.

Au bureau

Prévenir par un signe physique (des feux tricolores) son degré de disponibilité. Afficher des aimants de couleur (rouge, orange, vert) sur la porte d’entrée de chaque bureau.

  • Feu rouge : Pas de dérangement possible. Il faut toutefois veiller à ne pas rester tout le temps sur le « feu rouge ».
  • Feu orange : Communiquer au moyen de post-it : nom de la personne demandeuse, détail du besoin. S’il y a besoin d’une communication plus longue, envoyer une invitation à un moment d’échanges via le calendrier du gestionnaire de tâches.
A l’accueil

Un cahier de liaison est utilisé pour renseigner la personne qui prend le relais sur ce qui a pu se passer à l’accueil pendant une plage horaire. Au moment du passage d’accueil, un suivi oral est donné avec des détails en fonction de ce qui est indiqué dans le cahier.

Ces outils sont toujours en place à ce jour, même s’ils ne sont pas utilisés de la même façon par tous les membres de l’équipe. Au-delà des outils, les retours sur cette intervention sont très positifs, puisqu’elle aura permis à l’équipe de se questionner sur ses habitudes de travail et d’expérimenter ensemble de nouvelles choses pour répondre à des besoins qui avaient été identifiés suite à la parution du guide « Halte à la sursollictition numérique ! »

Témoignages

  • Réflexions sur l'objectif à atteindre
    • « Les carrés de couleur ont révolutionné ma vie de manager : je fais très attention à la couleur affichée sur chaque porte / nom, et j’apprécie beaucoup l’attitude de l’équipe vis-à-vis des disponibilités de chacune, dont la mienne. Je me sens de fait beaucoup moins interrompue, ce qui est fort appréciable. Au sujet du cahier : je m’en sers très peu personnellement, même si j’en prends connaissance lorsque je prends l’accueil. »

      Corinne Flacher-David, Responsable de la bibliothèque

    • « Je partage l’avis général concernant le cahier : même si nous ne l’utilisons pas toutes de manière égale, je pense que ça permet un relais efficace car chacune y met ce qui lui semble important. Concernant les carrés de couleur, j’avoue ne pas m’en servir, il faudrait que je reprenne cette résolution. Par contre, je fais attention de regarder le carré des autres, notamment des personnes qui exprimaient le besoin d’en avoir. »

      Florence Lyx, Documentaliste

Format de l’intervention
2 heures d’atelier
9 participants
1 lieu de la bibliothèque

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